Die zwei Listen

  

Oft ist man mit dem Problem konfrontiert, einfach nichts fertig zu bekommen und vor einer niemals enden wollenden To-Do-Liste zu sitzen. Befindet man sich einmal in der Situation, das die To-Do-Liste wesentlich länger ist, als man in ein paar Tagen schaffen kann, dann ist es schwierig sich dort wieder heraus zu arbeiten. Es scheint als ob man umso weniger schaffen kann, umso mehr Punkte auf die Liste kommen. Warum das so ist, versuchen viele Theorien zu erklären und mindestens so viele Arbeitspraktiken versprechen einem Abhilfe. Von Priorisierung bis Ablaufsteuerung gibt es die wildesten und kompliziertesten Ansätze. 

Manchmal geht es auch einfacher: 

Für mich hat sich das Zwei-Listen-System bewährt. Ich nenne es Zwei-Listen, weil es ein einfacher Name für ein einfaches System ist und zudem beschreibt aus was es besteht: Zwei Listen. Nicht mehr. 

Statt Dinge wie Priorisierung, Wichtigkeit, Wert der Aufgabe, Abhängigkeit von anderen Aufgaben, Kategorisierung, Zeitabschätzung und so weiter aufwändig in einer Software zu pflegen oder an einem riesigen Whiteboard mit kompliziertem Regelwerk festzuhalten, wird das meiste im Kopf gemacht. Das ist dann besonders effektiv, wenn man die meiste Zeit für sich alleine arbeitet. 

Die erste Liste, die „große Liste“ ist die lange To-Do-Liste, auf die alle Aufgaben kommen, die man (irgendwann einmal) machen möchte. Ich verwende dafür Software, mache es aber nicht zu kompliziert. Ich verwende die „Erinnerungen“ im iPhone, die mit den „Aufgaben“ im Outlook synchron gehalten werden. Man kann auch jedes beliebige andere Aufgabentool dazu verwenden. Papier eignet sich hierbei nicht so gut, da ständig Aufgaben dazu kommen und ständig Aufgaben als erledigt rausgestrichen werden. Aus diesem großen Aufgaben-Pool schöpfe ich meine täglichen Arbeiten ab. Das ist das erste, was ich morgens (an einem Arbeitstag) tue. 

Regeln in MS Outlook

Ich denke jeder hat es schon mal das Problem, dass er viel zu viele E-Mails erhalten hat. Oftmals enthalten diese E-Mails überhaupt gar keine Informationen, die wichtig wären. Stattdessen überfliegt man die E-Mail um sie danach zu löschen oder abzulegen. Zum Glück bietet Outlook hier die Möglichkeit wenigstens einen Teil zu automatisieren. Dafür gibt es in Outlook die Regeln. Die findet man in dem man oben im Menü auf Datei dann Informationen und dann Regel konfigurieren klickt.

Die Regeln sind nicht wirklich sehr intelligent helfen aber trotzdem einfache Verteil-Aufgaben zu erledigen.

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Effizientes Arbeiten durch sinnvolles Handeln